Conform art. 16 alin. 2 Codul Muncii, anterior inceperii activitatii, contractul individual de munca se inregistreaza in registrul general de evidenta al salariatilor, care se transmite inspectoratului teritorial de munca, iar potrivit art. 34 alin 1 C.Muncii, fiecare angajator are obligatia de a infiinta un registru general de evident a salariatilor. Metodologia de intocmire a registrului general de evident a salariatilor, inregistrarile care se efectueaza, precum si orice alte elemente in legatura cu intocmirea acestora sunt stabilite prin Hotararea Guvernului nr. 500/2011. La aceste dispozitii, se adauga Ordinul nr. 1918/2011 al ministrului muncii, familiei si protectiei sociale pentru aprobarea Procedurii si actelor pe care angajatorii sunt obligati sa le prezinte la inspectoratul teritorial de munca pentru obtinerea parolei precum si a procedurii privind transmiterea registrului general de evident a salariatilor in format electronic.
Registrul general de evident a salariatilor se completeaza de catre:
-angajatorii-persoane juridice
-unitatile fara personalitate juridical, daca, o data cu delegarea competentei de a incheia contracte individuale de munca, au primit de la persoana juridical de care apartin si competent incheierii contractelor de munca si a infiintarii acestui registru
Au obligatia de a infiinta registrul si misiunile diplomatice si oficiile consulare din Romania, respectiv, dupa caz, institutiile cultural si reprezentantele comerciale si economice ale altor state, pentru personalul angajat de pe plan local, care are cetatenia romana sau resedinta permanenta in Romania.
Completarea registrului general de evident tinut de angajator se face pe masura si in ordinea angajarii si, potrivit art. 34 alin 3 din Cod si art. 3 alin 2 din Hotararea Guvernului nr 500/2011, cuprinde:
Elementele de identificare ale tuturor salariatilor: numele, prenumele, codul numeric personal, cetatenia si tara de provenienta- Uniunea Europeana, non-U.E, Spatiul Economic European
Data angajarii
Perioada detasarii si denumirea angajatorului la care se face detasarea
Functia/ocupatia conform specificatiei Clasificarii Ocupatiilor din Romania sau altor acte normative
Tipul contractului individual de munca
Durata normala a timpului de munca si repartizarea acestuia
Salariul lunar brut stipulate in contractul individual de munca
Perioada si cauzele de suspendare a contractului individual de munca, cu exceptia cazurilor de suspendare in baza certificatelor medicale
Data incetarii contractului individual de munca
Completarea si inregistrarea in registru a elementelor prevazute de art. 34 alin 3 din Codul Muncii si art. 3 alin 2 din H.G nr 500/2011, se fac in felul urmator:
-La angajarea fiecarui salariat, toate elementele enumerate mai sus se inregistreaza in registru cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre salariatul in cauza
-Perioadele si cazuele de suspendare a contractului de munca se inregistreaza in registru in maximum 20 de zile lucratoare de la data suspendarii
-Data incetarii contractului individual de munca se inregistreaza in registru la aceasta data sau la data luarii la cunostinta a evenimentului ce a determinat incetarea respectivului contract.
-Detasarea se inregistreaza de catre angajatorul de baza
Orice modificare a elementelor care se impun a fi inscrise in registru se inregistreaza cel tarziu in ziua lucratoare anterioara termenului de 20 de zile lucratoare prevazuta de art 17 alin 5 din Codul muncii, exceptie facand situatiile in care modificarile se produc ca urmare a unei hotarari judecatoresti sau ca efect al unui act normative.
Conform art. 6 din H.G nr 500/2011, angajatorii sau prestatorii de servicii au obligatia de a complete si de a transmite registrul la inspectoratul territorial de munca in a carui raza teritoriala isi au angajatorii sediul sau domiciliul, dupa caz, cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre primul salariat. Unitatile fara personalitate juridical-avand competent infiintarii registrului- il completeaza si il transmit inspectoratului teritorial de munca in a carui raza teritoriala isi desfasoara activitatea proprie.
Conform art. 34 alin 4 C muncii, registrul general de evident a salariatilor este pastrat la domiciliul, respective sediul angajatorului, urmand sa fie pus la dispozitie inspectoratului teritorial de munca sau oricarei alte autoritati care il solicita, in conditiile legii. Conform alin 5 al aceluiasi articol, la un salariat sau fost salariat poate solicita eliberarea unui document care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca, in meserie si in specialitate, angajatorul fiind obligat la eliberarea acestuia. In cazul incetarii activitatii angajatorului, registrul general de evidenta a salariatilor se depune la autoritatea competent, potrivit legii, in a carei raza teritoriala se afla sediul sau domiciliul angajatorului, dupa caz.
Constituie contraventii, potrivit art. 9 din H.G nr 500/2011, urmatoarele fapte savarsite de anagajtori, personae fizice sau juridice:
-netransmiterea registrului cu elementele contractului individual de munca prevazute la art. 3 alin 2 cel mai tarziu in ziua lucratoare anterioarea inceperii activitatii de catre salariatul in cauza
-refuzul de a pune la dispozitia inspectoratului teritorial de munca registrul in format electronic, precum si dosarul personal al salariatilor
-necompletarea elementelor contractului individual de munca
-completarea registrului cu date eronate sau incomplete
-alterarea sau stergerea datelor din registru, precum si interventia neautorizata asupra aplicatiei informatice a registrului
-nerespectarea obligatiei de a informa inspectoratul teritorial de munca cu privire la prestatorii de servicii
-refuzul anagajatorului de a elibera copii dupa documentele prevazute la art 8 alin 3 solicitate de salariat.
Conform art. 8 alin 1 din Hotararea Guvernului nr 500/2011, anagajatorul are obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariati, de a-l pastra la sediu si de a-l prezenta, la cerere, inspectorilor de munca.