Daca dispare un dosar ori un inscris atasat la dosar, organul de urmarire penala sau presedintele instantei la care se gasea dosarul sau inscrisul va intocmi un proces-verbal prin care va constata acest fapt si se vor arata ce masuri s-au luat in acest sens. Disparitia poate fi identificata de procuror, judecator ori de personalul auxiliar ce are urmatoarele atributii: inregistrarea, manipularea, arhivarea cauzelor penale ori de altcineva interesat de existenta dosarului ori inscrisului judiciar.
Dosarul judiciar reprezinta totalitatea actelor procesuale si procedurale care arata activitatea ce s-a desfasurat intr-o anumita cauza iar inscrisul judiciar este orice act procedural care constata faptele sau orice alt inscris ce poate fi folosit ca instrument de proba in cadrul unui dosar penal.
Procedura speciala in acest caz se aplica atunci cand actul ori dosarul disparut este reclamat de un interes justificat si nu va mai putea fi refacut conform procedurii generale, procurorul prin ordonata ori instanta prin incheiere va dispusa inlocuirea sau reconstituirea dosarului sau inscrisului disparut. In acest sens trebuie respectate urmatoarele conditii:
1. dosarul sau inscrisul disparut este reclamat de un interes justificat
2. dosarul sau inscrisul disparut nu poate fi refacut conform procedurii obisnuite.
Daca sunt indeplinite aceste conditii procurorul prin ordonanta ori instanta de judecata prin incheiere vor dispune inlocuirea sau reconstituirea dosarului ori inscrisului judiciar disparut. Incheierea instantei se va da fara citarea partilor, ca regula, si nu va fi supusa niciunei cai d e atac.
Inlocuirea inscrisului disparut poate avea loc atunci cand exista copii oficiale de pe acel inscris, in acest sens organul de urmarirea penala sau instanta de judecata va emite o adresa de solicitare ori daca esti cazul va cita persoana respectiva. Daca se va refuza, organul judiciar poate proceda la ridicarea silita a inscrisului ori la efectuarea unei perchezitii. Cel ce a predat o copie oficiala va primi in schimb o copie certificata.
Daca nu exista o copie oficiala de pe inscrisul disparut se va reconstitui prin adunarea actelor pe care le continea, avand la indemnana orice mijloace de proba. Rezultatul reconstituirii se va constata prin ordonanta organului de urmarire penala acceptata de procuror ori prin hotararea instantei data cu citarea partilor.
Aceasta hotarare va fi supusa numai apelului si instanta de apel nu va putea atacacu recurs .